Distanţarea fizică, riscul de transmitere a SARS-CoV-2 și ordonanţele militare au devenit subiecte la ordinea zilei, iar conferinţele medicale s-au mutat în mediul online, pe platforme complexe care au înlocuit sălile de evenimente.

Lavinia Simion, Deputy CEO Multichannel la MedicHub Media, ne vorbește despre schimbările survenite în peisajul evenimentelor dedicate medicilor și farmaciștilor în România, în contextul pandemiei de COVID-19.

Cum aţi primit anunţul autorităţilor referitor la declararea stării de urgenţă, din martie, când au fost interzise manifestările publice și private cu un număr mare de participanţi?

Anunţul autorităţilor ne-a prins într-un moment foarte aglomerat, în care urma să avem câte zece evenimente medicale în fiecare săptămână. Din păcate, proiecte interesante dezvoltate de întreaga echipă au fost oprite în momentul în care am primit anunţul că se interzic manifestările publice.

Iniţial am fost informaţi că nu se pot organiza evenimente cu mai mult de 1.000 de persoane, însă informaţiile se schimbau rapid, de la o oră la alta. Tocmai începusem o conferinţă la care am permis accesul pentru maximum 200 de persoane în momentul în care autorităţile ne-au informat că nici acest tip de întâlniri nu mai pot avea loc. Am început imediat să evaluăm impactul pe care îl va avea această decizie în organizarea de evenimente medicale.

Nevoia de reinventare

Povestiţi-ne cum decurg lucrurile acum în organizarea evenimentelor medicale în online. Am văzut că echipa dv. deja organizează webinarii, briefinguri, interviuri cu specialiști.

Noi ne desfășurăm activitatea în mediul online de mulţi ani. Platforma MedicHub.ro a apărut din dorinţa de a crea în mediul online o comunitate medicală unită. Peste 47.000 de cadre medicale au cont în platforma MedicHub.ro și numărul este în continuă creștere.

Este drept că atunci când am început acest proiect nu ne-am gândit că va fi folosit într-un context cum este cel al pandemiei de COVID-19. Această perioadă trebuie tratată ca o provocare, o oportunitate de a ne reinventa atât pe noi înșine, cât și modul în care organizăm evenimente medicale.

Platforma MedicHub avea dezvoltat modulul de evenimente online, așa că din martie am început seria de briefinguri și interviuri online. Ulterior, ne-am adresat companiilor farma și ușor-ușor, am mutat evenimentele în online. Cu această ocazie am lansat o versiune nouă a modulului de transmisiuni live, astfel încât să putem răspunde celor mai exigente cerinţe.

Ce fel de evenimente pregătește în prezent echipa dv. pentru medicii și farmaciștii din România?

În momentul acesta lucrăm împreună cu importanţi lideri de opinie la proiecte adresate medicilor și farmaciștilor, mini-serii de webinarii care au rolul de a ajuta comunitatea medicală în managementul infecţiei cu virusul SARS-CoV-2.

Seriile de evenimente online pentru medici au început să se desfășoare deja. Webinariile cu temele „Pandemia COVID-19 din perspectiva pacientului pediatric” și „Comunicare, prevenţie și abordare în COVID-19” găzduite de platforma MedicHub au fost urmărite de peste 10.000 de medici.

În perioada următoare plănuim să aducem în mediul online conferinţe de interes pentru toţi specialiștii în domeniul sănătăţii.

Riscul unor erori tehnice este mare

Care sunt provocările actuale în domeniul evenimentelor medicale? De exemplu, într-un eveniment online se poate întâmpla ca tehnica să cedeze, platformele să fie accesate de un număr prea mare de participanţi, să apară lucruri neprevăzute.

Într-adevăr, ne aflăm într-un moment în care ieșim din zona noastră de confort. Ca organizator, în acest moment, gestionarea situaţiilor neprevăzute este diferită, deoarece partea tehnică, conexiunea la internet și serverele sunt în oarecare măsură dincolo de controlul nostru direct.

Cu toate acestea, platforma MedicHub poate acomoda simultan un număr de peste 100.000 de utilizatori și este în continuă dezvoltare, astfel încât să putem gestiona proiecte complexe și diverse.

Cum credeţi că a reușit mediul digital să transforme organizarea evenimentelor dedicate medicilor și farmaciștilor de la noi din ţară?

Mediul digital a schimbat cu totul percepţia oamenilor despre evenimentele online. De exemplu, până acum, webinariile erau foarte puţin explorate, deoarece toată lumea prefera interacţiunea face-to-face (faţă în faţă – n.r.).

Dintr-o dată, mediul online a devenit un loc sigur și rapid în care putem continua să comunicăm. Inevitabil, lumea se va adapta la zona de digital pe care o vom transforma în noul normal.

Care sunt beneficiile evenimentelor organizate în mediul online pentru medici și farmaciști, în contextul actual?

Evenimentele organizate în mediul online sunt mult mai ușor de accesat. Informaţia este disponibilă unui număr mare de persoane, indiferent de localizarea geografică, cât timp există o conexiune la internet.

Mai mult decât atât, prezentările știinţifice pot fi vizualizate și după finalizarea evenimentului, astfel încât programul de la cabinet să nu mai fie o piedică în participarea la o manifestare știinţifică.

Care este atitudinea medicilor și farmaciștilor vizavi de evenimentele online, ţinând cont că riscul de răspândire a virusului
SARS-CoV-2 se menţine?

Am observat că atât medicii, cât și farmaciștii sunt din ce în ce mai deschiși, mai interesaţi de evenimentele online. Nevoia de educaţie medicală continuă a crescut și mai mult de la apariţia virusului SARS-CoV-2 și este cert că există o nevoie acută de informare și comunicare.

Feedback-urile primite în urma conferinţelor online organizate în această perioadă ne încurajează să venim cu noi proiecte în mediul digital. Prin intermediul platformei MedicHub și al webinariilor pe care le organizăm ne propunem să rămânem în continuare locul de întâlnire online al comunităţii medicale din România și să sprijinim în acest fel lupta împotriva virusului SARS-CoV-2.

Perspective în domeniu

Cum vor evolua evenimentele dedicate medicilor și farma­ciștilor? Spre ce direcţie se îndreaptă?

Chiar dacă dorinţa noastră, a tuturor din echipă, este să ne reîntoarcem la evenimentele obișnuite, în care puteam să comunicăm faţă în faţă și să fim aproape unii de ceilalţi, acel moment pare încă departe.

Chiar dacă vor fi permise evenimente faţă în faţă, acestea probabil vor putea fi accesate de un număr restrâns de participanţi. De aceea, cred că webinariile și conferinţele online sunt o soluţie eficientă de care ne vom folosi și în viitor.

Odată ce comunitatea medicală a îmbrăţișat acest mod de a participa la manifestări știinţifice, nu cred că se va mai renunţa la el, chiar dacă ne vom întoarce la un nou „normal”.

Care credeţi că este partea cea mai afectată din domeniul
organizării evenimentelor dedicate profesioniștilor din sănă­tate?

În domeniul nostru de activitate, interzicerea întâlnirilor a dus la amânarea evenimentelor programate anul acesta. Prin urmare, activitatea noastră s-a restrâns semnificativ.

Chiar dacă am mutat o parte din evenimentele noastre în mediul online, nu cred că vom putea atinge ușor nivelul estimat înainte de începerea pandemiei.

Comunicarea în mediul digital și transmisiunile live ale manifestărilor știinţifice organizate sunt prioritare pentru noi în acest moment. Astfel, vom putea păstra în continuare contactul cu comunitatea medicală și vom putea răspunde nevoilor ei.

Oferim suportul necesar, pentru ca mesajul liderilor de opinie să ajungă la cadrele medicale și punem la dispoziţie mijloacele de comunicare prin care se pot dezbate teme de interes și genera idei inovatoare.

Dacă în trecut, la conferinţele obișnuite (offline) organizate de MedicHub numărul participanţilor se situa între 500 și 600 de profesioniști, în mediul online, în contextul actual, numărul participanţilor a depășit 2.000 pe un eveniment medical găzduit de platforma MedicHub.

Când componenta digitală dă voce asociaţiilor de pacienţi

În perioada stării de urgenţă am vorbit și cu Lucian Ioniţă (foto), cofondator și partener al platformei Pacientul 2.0, platformă care include și un canal de YouTube dedicat.

Misiunea acesteia este de a ajuta pacienţii din România să fie informaţi în domeniul sănătăţii. În același timp, ea pune în legătură pacienţii cu medici cunoscuţi, oferindu-le o punte clară pentru a transmite întrebări. Am vrut să aflu de la Lucian Ioniţă dacă pandemia de COVID-19 a avut și părţi bune în domeniul său de activitate.

Pentru echipa de la Pacientul 2.0, ordonanţele date de autorităţi în starea de urgenţă referitoare la organizarea evenimentelor nu au fost o problemă atât de mare:

„De ce? Întrucât componenta digitală a activităţii noastre «a sărit în aer» și mai tare. Multe lucruri pe care urma să le facem în mod
offline le-am transformat în online. Partea bună este că unele lucruri ne-au ieșit cu mult mai bine”.

Digitalizarea, un aspect folositor pentru pacienţi

Un exemplu dat de interlocutorul meu sunt evenimentele pentru asociaţiile de pacienţi, cele în care platforma lui Lucian Ioniţă face educaţie pentru respectivele asociaţii: îi învaţă pe membrii lor cum să vorbească public, cum să folosească video în comunicarea cu membrii lor ș.a.m.d.

„Dacă evenimentele ar fi fost offline, așa cum erau plănuite iniţial, ar fi avut acces la ele 10-15 sau 20 de asociaţii din București. Sau dacă aveam invitaţi, trebuia să plătim avion, cazare pentru cei care vin din ţară (în București, n.r.). Ei bine, în momentul acesta, numărul de participanţi la un astfel de curs s-a triplat, adică am avut și 50 de oameni în timpul unui curs. E drept, asta în online.

Din perspectiva agenţiei DeciSePoate și a platformei Pacientul 2.0, digitalizarea s-a accelerat în perioada asta, și cel puţin în anumite momente acest aspect este folositor pentru pacienţi”, a explicat Lucian Ioniţă.

Un alt aspect pe care l-am discutat cu fondatorul platformei a fost modul în care crede că se prefigurează domeniul evenimentelor dedicate pacienţilor după ridicarea restricţiilor.

Un avantaj al evenimentelor online este faptul că vocea pacienţilor și, implicit, a asociaţiilor de pacienţi se poate face auzită acum și mai tare, consideră Lucian Ioniţă, iar acest aspect este important, mai ales că în ţara noastră există în prezent o criză de medicamente.

„Cred că avansul acesta digital va continua într-un mod ponderat, dar cu o viteză mult mai mare faţă de ce ar fi fost dacă nu s-ar fi întâmplat pandemia de COVID-19.

În același timp e evident că oamenii, pacienţii, simt nevoia să se mai vadă, și în momentul când va fi sigur pentru ei, se vor și vedea și se vor și bucura de acest lucru”, spune el.

Criza de medicamente

În actualul context, asociaţiile de pacienţi pot folosi tehnologia pentru ca oamenii să se adune în același spaţiu și să discute problemele arzătoare din sistem.

De exemplu, Asociaţia Pacienţilor cu Boli Autoimune (APAA) a organizat recent un miting în care pacienţii au putut transmite problemele cu care se confruntă și să aducă în atenţia autorităţilor criza de medicamente – una dintre ele fiind lipsa de Euthyrox (levotiroxină) și de
Plaquenil (hidroxiclorochină) în farmacii.

În această întâlnire, povestește Lucian Ioniţă, organizatorii au mers până la limita maximă a softului Zoom. „Au intrat oameni în platformă până când Zoom nu a mai putut să facă faţă – era un maximum
de 100 de participanţi (speakeri invitaţi, n.r.). Au intrat 100 de participanţi în live, au umplut Zoom-ul.

Și au mai fost și mii sau zeci de mii de oameni care s-au uitat în acel live, dar să reţinem că 100 de oameni și-au spus păsurile, au zis că nu au medicamentul respectiv, și-au spus povestea. Or, la asta nu s-ar fi gândit nimeni până acum”, a conchis cofondatorul Pacientul 2.0.

Adaptarea ecosistemului comunicaţional

Iulia Tănase este Managing Director, la PR.INtoHealthcare. În opinia ei, pandemia de COVID-19 a arătat că, în ceea ce privește organizarea evenimentelor, trecerea din offline în online reprezintă o opţiune viabilă chiar și pentru evenimentele cu un număr mare de participanţi sau de speakeri.

Trecem de câteva luni printr-o perioadă provocată de ceva ce a reprezentat un șoc major pentru toţi și care ne-a obligat să acţionăm rapid pentru a-i face faţă. Niciunul dintre noi, oricâte planuri de issues și crisis management am gândit, nu a fost pregătit pentru această nouă realitate.

Cu siguranţă contextul ultimelor luni a dus la o adaptare a tot ceea ce înseamnă ecosistem comunicaţional, inclusiv în domeniul comunicării medicale și, implicit, al publicităţii companiilor farmaceutice.

Cele mai multe companii și-au adaptat mesajele la context și și-au maximizat prezenţa atât în mediile convenţionale, cât și în tot ceea ce înseamnă spaţiu online. Din păcate, agenţiile și companiile care au organizarea de evenimente drept core business sunt printre cele mai afectate de măsurile de siguranţă luate de autorităţi.

Noi ne numărăm printre cei aproape norocoși din acest punct de vedere, cu puţine evenimente sau activităţi BTL (below-the-line marketing) planificate în offline în lunile care au trecut sau pentru perioada următoare, graţie strategiei de dezvoltare implementate de câţiva ani – de a ne concentra pe consultanţă în comunicare, și mai puţin pe evenimente sau implementare.

Însă pentru alţi colegi din piaţă, din păcate, nu e o perioadă ușoară. Au fost multe evenimente anulate sau amânate. Capacitatea de adaptare rapidă și creativitatea de a identifica rapid soluţii inovative sunt câteva dintre elementele care vor face diferenţa pe termen lung pentru menţinerea relevanţei în această piaţă.

Evident, este dificil să faci asta fără să ai o perspectivă asupra lucrurilor nici măcar pe termen mediu. Poate părea chiar mai dificil în cazul evenimentelor medicale și a comunicării cu o componentă preponderent în zona de BTL pentru companii farmaceutice și diverse entităţi medicale, unde există tot felul de reglementări, procese și proceduri stabilite și sedimentate în timp, care impun un anumit timp de aprobare și de implementare.

Asistam încă de dinainte de COVID-19 la o serie de inovaţii cu potenţialul de a transforma această zonă de activitate. Acum, vom avea posibilitatea de a alege cele mai bune opţiuni pentru situaţii specifice și să investim în continuare în dezvoltarea lor pentru a ne atinge cât mai bine obiectivele. Paleta este foarte largă, iar spaţiul de inovare – extrem de generos.

Putem vorbi de evenimente de tip webinar, cu sesiuni live de Q&A, de conţinut interactiv, care să permită interacţiunea directă cu informaţiile și datele prezentate, forumuri sau chat-uri care să faciliteze dezbaterea sau kituri interactive trimise profesioniștilor din domeniul sănătăţii, care să includă chiar și instrumente VR (realitate virtuală – n. red.).

Înlocuirea evenimentelor live cu experienţe digitale virtuale face posibilă continuarea furnizării celor mai multe dintre beneficiile întâlnirilor faţă în faţă, și poate chiar extinde acoperirea și impactul acestora.

Singurul element care are de pierdut în această situaţie este networking-ul, interacţiunea umană directă, a cărei pondere în tot ecosistemul împărtășirii de cunoştinţe medicale știinţifice nu este deloc de ignorat.

Toată perioada aceasta a arătat că trecerea din offline în online reprezintă o opţiune viabilă chiar și pentru evenimentele cu un număr mare de participanţi sau de speakeri. Sunt multe companii sau agenţii care implementează deja cu succes acest proces. Cred că vom asista la lucruri spectaculoase în domeniu.

Cert este că suntem, în continuare, într-o etapă de acomodare, în care căutăm noi opţiuni și testăm să vedem ce funcţionează mai bine. Tot cert este că vor apărea noi și noi platforme, dispozitive și aplicaţii.

Livrarea va fi facilitată de noile tehnologii, care apar zilnic, și de schimbările comportamentale pe scară largă. Însă ceva cred că nu se va schimba: diferenţa o va face conţinutul, nu doar platforma prin care va fi acesta transmis.